Frågor och svar om dataskydd

Får jag lov att övervaka mina studenter under den digitala examinationen via Zoom?

Ja, det får du om du bedömer att det är nödvändigt för att kunna säkerställa en rättssäker examination. Beslutet om övervakning ska nedtecknas, detta kan göras på såväl kurs- som institutionsnivå, det viktiga är att man markerar vilka kurser och examinationer detta gäller och under vilka förutsättningar. Tänk också på att det är mycket viktigt att du tydligt i god tid inför examinationen informerar dina studenter om att de kommer att vara övervakade, informera dem även kring hantering av personuppgifter i samband med examination. Du hittar information till studenterna på sidan Frågor och svar om behandling av personuppgifter som riktar sig till studenter.

Läs mer på sidan Personuppgifter och Dataskydd (GDPR) - Realtidsströmning av examinationer och obligatoriska moment (öppnas i nytt fönster).

Hur ska jag informera mina studenter om denna övervakning, finns det några sidor jag kan hänvisa till?

Du behöver i informationen som du skickar till dina studenter inför examinationen informera om att Zoom kommer att användas för övervakning. Det är även viktigt att du informerar om hantering av personuppgifter i samband med examinationen. Här finns en sida som vänder sig till studenter: Frågor och svar om behandling av personuppgifter

Dessutom behöver du informera om vilken teknisk utrustning de själva förväntas använda, exempelvis mobiltelefon eller dator med kamera.

Du kan också länka till studentsidan: Tenta-övervakning på distans där det finns information, tips och råd till studenter kring vad de ska tänka på i samband med en övervakad examination.

Måste jag ha skriftligt beslut för varje övervakad examination?

Ja, om övervakning ska ske så ska det dokumenteras varför det bedömts som nödvändigt. Prefekt får avgöra om respektive lärare får besluta eller om beslutet ska tas av prefekt. Beslutet kan tas för ett antal examinationer som är liknande, i ett sådant fall när beslutet gäller flera kurser/ examinationer kan exempelvis prefekt ta beslutet att under villkor A och B är övervakning nödvändig.

När får jag lov att spela in en examination?

En examination ska generellt sett inte spelas in i övervakande syfte. Om man trots allt ser behov av sådan inspelning så får den endast ske efter en fördjupad analys där dataskyddsombud har konsulterats.

Inspelning av examination kan däremot göras då själva inspelningen är del av examinationen, exempel på detta kan vara en muntlig framställning eller uppvisning på ett instrument.

Läs mer på sidan Personuppgifter och Dataskydd (GDPR) - Examination på distans (öppnas i nytt fönster)

Du kan också informera dina studenter genom att hänvisa till sidan Frågor och svar om digital övervakning där det finns frågor och svar som riktar sig till studenter.

Får jag lov att spela in själva examinationen för att i efterhand kunna granska vissa studenter och utreda fusk?

Nej, inspelning av examination får normalt sett inte ske i syfte att användas som bevismaterial i ett disciplinärende. Om man bedömer att det trots allt finns anledning till detta för att kunna erbjuda en rättssäker examination så får det endast ske efter fördjupad analys där dataskyddsombud konsulterats. Om inspelning därefter sker ska gallring och arkiveringsregler följas. Läs mer om dokumenthantering (öppnas i eget fönster)

Du kan också informera dina studenter genom att hänvisa till sidan Frågor och svar om digital övervakning där det finns svar på frågan: Får min lärare lov att spela in mig under min examination? 

Får jag lov att kräva att studenterna har ljud på under den övervakade examinationen för att undvika fusk?

Om du anser att det är nödvändigt att studenterna har ljud på under övervakad examination för att säkerställa en rättssäker examination så är detta godkänt. Se även till att informera studenterna om hur personuppgifter hanteras i samband med examination. Frågor och svar om behandling av personuppgifter. Du behöver dock informera dina studenter i god tid inför examinationen om detta.

Här finns information kring detta till dina studenter: Frågor och svar om digital övervakning

Behöver jag ge någon speciell information om hur studenternas personuppgifter kommer att behandlas i samband med digital examination?

På sidan Frågor och svar om behandling av personuppgifter finns information till studenter kring hur vi hanterar deras personuppgifter.

Får jag lov att be studenterna identifiera sig genom att visa upp legitimation i övervakat Zoom-rum?

Om det finns behov av att kunna identifiera de studenter som ska examineras så har du rätt att be dem identifiera sig via Zoom. Du bör dock ha informerat dem om detta inför tentamen. Dessutom, tänk på att låta dem identifiera sig i ett breakout-rum där det endast är vakt/examinator och studenten. Alternativt om det är många studenter i rummet, be dem hålla ett finger över sina fyra sista siffror vid uppvisande av legitimation.

Läs mer på sidan Personuppgifter och dataskydd (GDPR) -  Examination på distans

På sidan Frågor och svar om digital övervakning finns svar till dina studenter på frågan: Är det ok att jag blir ombedd att identifiera mig genom att visa upp min legitimation på kamera?

Får jag lov att identifiera studenter via ansiktsigenkänning?

Nej, behandling av biometriska uppgifter för att entydigt identifiera studenter får inte användas.

Läs mer på sidan Personuppgifter och dataskydd (GDPR) -  Examination på distans (öppnas i nytt fönster)

På sidan Frågor och svar om digital övervakning finns svar till dina studenter på frågan: Får universitetet använda biometriska uppgifter för att identifiera en person?

Får jag lov att kräva att studenten ska ha både dator med kamera och en mobiltelefon för att kunna utföra tentan? Finns det någon informationssida för studenter som jag kan hänvisa till?

Nej, vi kan inte kräva att studenten införskaffar sådan utrustning om utbildningen inklusive examinationen inte varit reglerad som en distansutbildning i kurs- eller utbildningsplanen vid antagningen. Om det är nödvändigt att student har tillgång till såväl dator med webbkamera som mobiltelefon för att examinationen ska kunna utföras på ett rättssäkert sätt måste vi tillhandahålla sådan utrustning för utlåning eller ge studenten möjlighet att delta i examinationen i universitetets lokaler med nödvändig övervakning.

Vad händer om studenten under pågående tenta av någon anledning avviker från övervakat Zoom-rum?

Vad gör jag om studenten behöver gå på toa under pågående övervakad examination?

Det är bra att ha planerade pauser på en lång examination för att minska risken att studenter behöver avvika från övervakning. Om det är en övervakad examination och en student behöver besöka toaletten så kan detta förstås inte hindras, var då noga med att ha en plan för detta, se till att informera dina studenter tydligt kring vad som gäller.

Om studentens internetuppkoppling slutar fungera?

Det här är ett stressmoment för studenterna. Anledning till förlorad internetuppkoppling kan vara många. Det viktiga är att det finns något sätt för dina studenter att kontakta tentavakt/examinator om detta skulle uppstå. Ge gärna information om detta i den information som du skickar ut inför examinationen. Det kan exempelvis finnas möjlighet att skicka ett sms eller ringa till någon tentavakt eller ansvarig lärare.